QUAND A-T-ON INTERET A OPTER POUR LES FRAIS REELS ?

Deux catégories de salariés sont susceptibles d’être intéressées par la déduction des frais réels.

Les salaires importants. Le plafonnement du montant de la déduction forfaitaire de 10 % à 13328 € pénalise en effet ceux dont le salaire est supérieur à 133280 €. Mais pour opter pour les frais réels, encore faut-il que le salarié puisse justifier de frais professionnels supérieurs à ce plafond !

Les petits salaires. Ceux-ci sont principalement concernés par l’option pour les frais réels. Il suffit en effet de comparer déduction forfaitaire de 10 % et frais réels en ne retenant que les frais de déplacement par exemple pour mesurer l’intérêt de cette option.

Exemple:

A supposer qu’il effectue 20 Km aller et 20 Km retour entre son domicile et son lieu de travail , il parcourt, en 220 jours de travail, 8 800 Km. Si cet employé dispose d’un véhicule de 7 CV, la simple application du barème kilométrique de l’ Administration lui permet de déduire 3847 €. C’est-à-dire 2287 € de plus qu’avec la déduction forfaitaire.

ATTENTION

Les salariés optant pour les frais réels doivent réintégrer dans leur revenu imposable la totalité des allocations et frais remboursés par l’employeur. Tel est le cas de la mise à disposition d’une voiture, par exemple.

Comment opter pour les frais réels ?

Il suffit de joindre à la déclaration de revenus une demande d’option, sur papier libre, en y portant un état détaillé des frais.

Peuvent être déduites toutes les dépenses occasionnées spécialement et directement par la profession, et dont la réalité est justifiée par tous moyens (factures, quittances, attestations…). Le montant de la déduction ne fait l’objet d’aucun plafonnement.

ATTENTION

L’option pour les frais réels doit se préparer à l’avance afin de permettre la réunion de toutes les pièces justificatives, à moins de se limiter aux frais kilométriques. Il faut savoir que les salariés choisissant l’option devront, plus que les autres, répondre à des demandes de renseignements du contrôleur. Si le fisc estime que ces frais ont été déduits abusivement, il les réintégrera dans le revenu imposable et pratiquera la déduction forfaitaire de 10 %.

PEUT-ON DEDUIRE LES FRAIS KILOMETRIQUES,
QUELLE QUE SOIT LA DISTANCE QUI SEPARE LE LIEU DE TRAVAIL DU DOMICILE ?

Selon l’administration fiscale, lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail n’excède pas 40 kilomètres, cet éloignement présente un caractère normal et il n’y a aucune justification à apporter concernant le choix de sa résidence.

Lorsque la distance est supérieure à 40 kilomètres, la déduction pour frais de transport est automatiquement admise pour les 40 premiers kilomètres. Pour déduire l’intégralité des frais de transport, et par conséquent une distance supérieure à 40 kilomètres, il est nécessaire de justifier de circonstances particulières liées à l’emploi : ainsi, le salarié doit établir en particulier que cet éloignement ne résulte pas de motifs d’ordre privé. Parmi les motifs liés directement à l’exercice de l’activité professionnelle sont notamment retenus :

La difficulté à trouver un emploi à proximité du domicile.

La précarité ou la mobilité de l’emploi, les difficultés économiques de l’entreprise, le manque de qualification du salarié, l’emploi précaire ou temporaire.

La mutation géographique professionnelle.

Le salarié doit être à même de justifier à l’issue d’un délai raisonnable de deux ans, qu’il a accompli toutes les diligences nécessaires pour rapprocher son domicile de son lieu de travail.

L’exercice d’une activité professionnelle par le conjoint ou le concubin.

 

A NOTER

Les salariés rentrant déjeuner chez eux ne peuvent pas déduire les frais supplémentaires de déplacement correspondants s’ils ne font état d’aucune circonstance particulière permettant de regarder comme inhérent à la fonction le fait d’effectuer deux trajets aller et retour par jour, par exemple l’impossibilité de se restaurer sur place (CE, arrêt du 2 décembre 1988. Réponse Authié, Sénat, 12 septembre 1991).

Un domicile situé à 80 kilomètres

Le maintien du domicile d’un contribuable à une distance de 80 kilomètres de son lieu de travail ne présente pas un caractère anormal, dès lors que ce domicile est situé approximativement à mi-chemin entre la ville où l’intéressé a entrepris une nouvelle activité, à la suite d’un licenciement, et celle où son conjoint travaille (CAA Nantes, 16 octobre 1996, N°94-1274, 2^e ch, Snowdon).

Justifier de l’utilisation de son véhicule

Le caractère normal de la distance domicile lieu de travail et la référence au barème forfaitaire kilométrique ne dispense pas le salarié de justifier de la réalité de l’utilisation de son véhicule personnel (CE, 21 juin 1996, N° 157651 Valette).

Des motifs non retenus

Des époux qui invoquent le coût plus élevé du logement en région parisienne, les remboursements d’emprunt restant à leur charge, les difficultés de location de leur maison de l’Eure, n’établissent pas que le choix de leur résidence à proximité de leur nouveau travail les auraient contraints à engager des dépenses hors de proportion avec leurs revenus. Ils ne peuvent donc pas déduire intégralement les frais exposés pour accomplir quotidiennement la distance de 110 km. Seul la part correspondant à 40 km est déductible (CAA Nantes, 10 avril 1996, N°95-494).

COMMENT DEDUIRE SES FRAIS KILOMETRIQUES
QUAND ON A OPTE POUR LES FRAIS REELS ?

Pour évaluer les frais de transport, on peut décider de conserver toutes les factures : entretien, réparation, carburant, assurance, vignette, loyers de leasing éventuels. Le fisc admet que soit ajouté le montant de la dépréciation du véhicule. Il suffira pour la première année de retenir la différence entre le prix d’acquisition (neuf ou d’occasion) et la valeur sur le marché de l’occasion au 31 décembre. Les années suivantes, on suivra le marché de l’occasion entre le 1^er janvier et le 31 décembre. Si l’acquisition a été financée par emprunt, peuvent être déduis les intérêts financiers (CE, 13 mai 1987).

Plus simplement, on peut préférer utiliser le barème kilométrique établi chaque année par l’Administration, et l’appliquer au nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles. Ce barème tient compte de l’amortissement, des frais d’assurance, de réparation, de carburant et de vignette, mais on peut y ajouter les frais de parking, qui ne sont pas compris.

Le contribuable doit apporter toute justification quant au véhicule utilisé et à la réalité et à l’importance du kilométrage parcouru. La facture d’achat du véhicule, la carte d’immatriculation et les factures d’entretien et de réparation peuvent être demandées par le service des impôts.

A NOTER

Dans tous les cas les dépenses kilométriques pour l’utilisation privée n’étant pas admises en déduction, il faudra établir le prorata de la distance parcourue par le véhicule durant l’année, imputable aux déplacements professionnels.

AUTRES DEDUCTIONS POSSIBLES

Frais de repas personnels: pour ceux  qui ne peuvent se rendre à leur résidence pour déjeuner, possibilité de tenir compte de la dépense supplémentaire par rapport à un repas à domicile.

Frais de formation professionnelle: déductible.

Frais d'invitation au restaurant: s'ils sont justifiés par l'activité exercée (conserver ou développer une clientèle); En pratique, spécifier au dos des factures les noms et qualités des invités; il faut aussi la date et le cachet du restaurateur. 

Frais vestimentaires: seules les tenues spéciales non remboursées par l'employeur et nécessaires à l'exercice de la profession (bleus de travail, combinaisons de ski, tenue maitre d'hôtel....). Les costumes sont exclus.

Cotisations syndicales: déductibles.

Frais de procédure judiciaire devant les prud'hommes : déductibles.

Frais de double résidence: déductibles si l'emploi est très éloigné du domicile (pour des raisons indépendantes de la volonté du salarié).

Frais de déménagement: déductibles si le déménagement ne résulte pas de convenance personnelle ou d'un départ à la retraite).

Frais de congrès et de mission: déductibles s'ils se rattachent directement à la fonction du salarié.