|
|
|
|
MISSION CONCOURANT A L’ETABLISSEMENT DES COMPTES ANNUELS M………………… Vous avez bien voulu
solliciter notre assistance comptable et nous vous remercions pour cette marque
de confiance. La présente lettre a pour
objet de confirmer le contenu de notre mission et de définir les conditions de
notre collaboration.
A cet effet, vous trouverez ci-après la description technique de notre mission ainsi qu’un tableau
de répartition des travaux entre votre entreprise et le cabinet. Ces spécifications ont été
arrêtées d'un commun accord et définissent de façon limitative notre
mission. Son exécution
implique en ce qui nous concerne, le respect des normes établies par le Conseil
supérieur de l’Ordre des Experts Comptables et applicables à la mission qui
nous est confiée. Nos relations seront
réglées sur le plan juridique tant par les termes de cette lettre que par les
conditions générales d'intervention ci-jointes établies par notre profession. Nous
vous demandons de bien vouloir nous retourner un exemplaire de la présente revêtu
de votre signature. En vous remerciant de la
confiance que vous voulez bien nous témoigner, Nous vous prions
d'agréer, M …………………, l'expression de nos sentiments distingués. L'expert-comptable
Le client
VOTRE ENTREPRISE Date
création : ...............................................................................................................................
Forme
juridique : ……….. immatriculée au RCS/RM de …………sous le n° ........................................
Dirigeant(s)
social(aux) ...................................................................................................................
Capital :.........................................................................................................................................
Actionnaires :.................................................................................................................................
Adresse
principal établissement :.....................................................................................................
Secteur
d’activité ...........................................................................................................................
Activité(s)
de l’entreprise :................................................................................................................
Effectif :.........................................................................................................................................
Principaux
clients :.........................................................................................................................
Chiffre
d’affaires : prévu….......................réalisé................................................................................
Organisation
comptable actuelle (envisagée) : système manuscrit constitué de
registres comptables/micro-informatique propre/informatique sous-traitée........................................................................................................
Nature
des documents traités, procédures de classement, autorisation de paiement.............................
Estimation
des volumes traités ( à traiter ) annuellement : …………
factures clients …………
factures fournisseurs …………
bulletins de salaires Responsable
de l’enregistrement courant des opérations (salarié de votre entreprise) :..........................
Le
cas échéant : observations particulières sur les spécificités
de l’entreprise et de la mission (demandes particulières du client,
particularités du service comptable du client…) NOTRE
MISSION Vous
envisagez de nous confier une mission d ’établissement des comptes annuels, régie
par les normes de l’Ordre des Experts Comptables qui portera sur les travaux
suivants :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. La
répartition des travaux entre notre cabinet et votre société est détaillée
dans un tableau ci-annexé. Notre
mission ne comporte pas le contrôle de la matérialité des opérations. Sauf
demande expresse, les existants physiques ne sont pas vérifiés matériellement. Nous n’exprimerons
pas, à l'issue de la mission, d'opinion sur les comptes annuels dans notre
rapport. Il est bien entendu
que la mission pourra, sur votre demande, être complétée par d’autres
interventions exceptionnelles en matière fiscale, sociale, juridique, économique,
financière ou de gestion. Pour
l’exercice 200., les honoraires sont déterminés ainsi : Par
trimestre : xxx € HT pour la surveillance de la comptabilité. Se
rajoutent : Par
exercice :
les comptes annuels de
fin d'exercice (bilan +
annexe) : xxx € HT
(+ 7% frais de dossier). Le dossier
social qui est
facturé à part xx € HT par
bulletin établi (comprenant l’établissement des déclarations sociales
trimestrielles et de fin d’année ainsi que les demandes d’exonérations,
mais pas les travaux exceptionnels tels licenciements, les due ou établissements
de contrats ou solde de tout compte). Ces
honoraires sont révisables au 1er janvier de chaque année en
fonction de l’indice des prix ou des conditions nouvelles de la mission. Les factures sont réglées dans
un délai de 30 jours. La
continuation de la mission implique le paiement régulier des honoraires. Notre
mission prendra effet à compter de votre acceptation. Elle portera sur les
comptes de l’exercice commençant le
et se terminant le ......................................
Notre
collaborateur qui sera affecté à votre dossier est M.
…….. L’expert
comptable
Le client REPARTITION
DES TRAVAUX Annexe
à la lettre de mission et aux conditions générales
MISSION CONCOURANT A L’ETABLISEMENT DES COMPTES
ANNUELS
CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION 1.
LES
OBLIGATIONS DU MEMBRE DE L’ORDRE L’expert
comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux normes générales
établies par l’Ordre des experts-comptables. Il peut se faire assister par
les collaborateurs de son choix. Il
contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens et non de résultat. La
nature de la mission confiée est définie dans cette lettre de mission qui précise
la nature des travaux à effectuer, le niveau des intervenants, les délais de réalisation
et les conditions financières. Le
cabinet peut faire intervenir les collaborateurs de son choix. Le nom des
intervenants pressentis pour la mission est indiqué dans la lettre de mission.
En tant que de besoin, le cabinet pourra être assisté par d’autres
intervenants qui, comme lui, sont tenus au secret professionnel. A
l’achèvement de sa mission, l’expert comptable restitue les documents que
lui a confiés le client pour l’exécution de la mission. 2. LE
SECRET PROFESSIONNEL DU MEMBRE DE L’ ORDRE L’expert
comptable est tenu : §
au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article
226-13 du code pénal ; §
à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente,
quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu'il a établis.
Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à
un tiers, sauf demande du client. 3. LES
OBLIGATIONS DU CLIENT 3.1 Indépendance Le
client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance des membres
de l’Ordre ou de leurs collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux
offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre
compte ou de devenir salarié du client.
3.2
Délivrance des informations Le
client s’engage : §
à mettre à la disposition de l’expert comptable, dans les délais
convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution
de la mission et, notamment, l’inventaire de tous les éléments
d’actif et de passif qui devra mentionner la qualité et la valeur de chacun
d’entre d’eux, à la date de l’inventaire ; §
à réaliser les travaux lui incombant, §
à porter à la connaissance de l’expert comptable les faits importants
ou exceptionnels susceptibles d’avoir un impact sur la mission. Il lui signale
également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la
situation patrimoniale de l’entreprise ; il justifie, notamment, les décisions
prises en matière d’amortissement et de provisions. §
à confirmer par écrit, si l’expert comptable le lui demande, que les
documents, renseignements et explications fournis sont exacts et complets ; §
à prendre les mesures, conformes à la législation en vigueur,
pour conserver l’ensemble des documents comptables, juridiques et
administratifs pendant un délai minimal de 10 ans ( trente ans pour
certains documents, notamment les titres de propriétés et les documents des
litiges en cours ) ; §
en cas de redressement fiscal ou social, le client devra envoyer au
cabinet une copie des éléments qu’il a reçu dès leur réception.
Les documents établis
ou contrôlés par le cabinet ne peuvent être ni utilisés ni modifiés à des
fins autres que celles initialement prévues dans le cadre de la mission confiée. Le client
est responsable de : ·
L’exactitude des informations
fournies ; ·
Des actes ou omissions de toute
personne assistant le cabinet ; ·
Ses intervenants ou
sous-traitants, dans le cadre du contrat. 3.3
déclaration d’échanges de biens Le
client établira lui-même les éventuelles déclarations d’échanges de biens
( relatives aux acquisitions, livraisons et autres cas particuliers ) à l’intérieur
de la communauté européenne. En cas de demande expresse, le cabinet pourra établir
ces déclarations, dans la mesure où le client fournit les éléments nécessaires
dans des délais raisonnables. 3.4
Informatique Le
client devra prendre toutes
dispositions pour assurer la sauvegarde des données et traitements
informatiques et en garantir la conservation et l’inviolabilité . Le
cabinet ne pourra être tenu pour responsable des conséquences des erreurs de
programmation ou des erreurs et fraudes dans l’utilisation des systèmes
informatiques qui ne pourraient être mises en lumière par un simple examen de
la comptabilité. Dans
le cas où se révèleraient des anomalies, il sera nécessaire, avant l’établissement
définitif des comptes, de procéder à une révision informatique qui, si elle
est confiée au cabinet, fera l’objet d’une lettre de mission spécifique.
En outre, il appartient au client de s’assurer que l’installation électrique
est conforme et s’équiper d’un régulateur de courant ( onduleur ). De
plus, le client devra souscrire un contrat de maintenance pour tous les
logiciels et progiciels qu’il
utilise. Ceux-ci devront être à jour des dernières améliorations proposées
par les distributeurs dernières
versions ). 3.5
Fichiers de l’entreprise Dans
le cadre de son activité, l’entreprise est amenée à informatiser des données
nominatives concernant son personnel, ses clients, fournisseurs, contacts,
prospects…La loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978
définit, notamment, les principes applicables à ces données. Les
personnes concernées devront être informées de l’existence du fichier dans
lequel seront enregistrées leurs coordonnées, de l’usage qui en sera fait,
du lieu où s’exerce leur droit
d’accès et de rectification. Les
fichiers devront être déclarés à la Commission Nationale Informatique et
Libertés ( CNIL). L’article
226-16 du Code Pénal stipule que « le fait, y compris par négligence, de procéder
ou de faire procéder à des traitements automatisés d’informations
nominatives sans qu’aient été respectées les formalités préalables à
leur mise en œuvre prévues par la loi, est puni de 3 ans d’emprisonnement
et/ou d’une amende de 45.000 €» (Pour les personnes morales, la peine peut
être multipliée par cinq ). 3.6
Abattement fiscal Si
le client relève du régime des Bénéfices Industriels et Commerciaux ( B.I.C
) ou des Bénéfices Non Commerciaux ( B.N.C ), il a trois mois à partir de son
début d’activité ou du début de chaque exercice pour s’inscrire à un
centre de gestion agréé ( ou une association de gestion agréée ) afin,
notamment, de bénéficier d’un abattement fiscal sur son impôt sur le
revenu.
3.7
Comptes courants L’administration
fiscale étant en droit de demander la justification des mouvements des comptes
courants sur les exercices non prescrits et également sur le solde à nouveau
du dernier exercice non prescrit, le client s’engage à conserver et à
communiquer, en cas de besoin au cabinet, les justificatifs correspondant à
tous les mouvements ( copie des chèques, des talons, des virements,et des relevés
de comptes bancaires personnels du titulaire du compte courant ) afin que ces
derniers puissent être présentés à toute demande de l’administration
fiscale. 3.8
Embauches Le
client fera les déclarations nominatives à toute embauche. En cas de demande
expresse, le cabinet pourra établir ces déclarations, dans la mesure où le
client fournit les éléments nécessaires dans des délais raisonnables. Certains
documents doivent être tenus et conservés dans l’entreprise, notamment : ·
Registre unique de personnel (
entrées, sorties,…) ·
Inspection du travail, mises en
demeure, CHSCT, etc.… ·
Registres et documents spécifiques
à certaines professions ( marchand de bien, transaction immobilière, objet
d’occasion, transporteur, façonnier, etc…) En
cas d’établissement des bulletins de paie par le cabinet, le client
transmettra une copie des contrats de travail, notamment, la classification du
salarié ( le cabinet pourra aider le client à la déterminer ) et, chaque
mois, un état indiquant les éléments variables nécessaires à l’établissement
des bulletins de paie. 3.9
Travail dissimulé La
réglementation engage la responsabilité sociale ou fiscale du client ( et même
pénale dans certains cas ) en matière de travail dissimulé. Le travail
dissimulé est défini par le Code du Travail ( article L 324-9 et suivants ). Le
client s’engage à être en mesure de présenter aux différentes
administrations, à tout moment, tous les documents permettant de justifier
qu’il s ‘ est assuré du respect de la réglementation sur le travail
dissimulé, tant au niveau de son entreprise qu’à celui de ses relations avec
ses co-contractants. A ce jour, ces éléments sont cités dans l’article
R324-4 du Code du Travail qui détaille la liste des documents devant être
produit par toute entreprise concluant un contrat portant sur une obligation
d’un montant au moins égal à 3.000
€ concernant l’exécution d’un travail, la fourniture d’un service ou
l’accomplissement d’un acte de commerce permettant de s’assurer que son
co-contractant s’acquitte des obligations prévues par l’article
L324-10 du Code du Travail. Le
respect de ces vérifications au début du contrat puis tous les ans permet au
client d’éviter d’être tenu solidairement
au paiement de tout impôt ( impôt sur les sociétés, impôt sur le
revenu, TVA, taxes sur les salaires etc. …), de toutes cotisations sociales
obligatoires dues par le co-contractant, tant à titre personnel que du fait de
l’emploi de ses propres salariés ainsi qu’au paiement de tous salaires et
indemnités susceptibles d’être dus aux salariés du co-contractant. 4.
LES CONDITIONS DE REGLEMENT DES HONORAIRES
4.1
Honoraires Le
membre de l’Ordre reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont
exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de
ses frais de déplacement et débours. Les
honoraires ne peuvent être liés aux résultats financiers du client. Les
honoraires sont estimés en fonction du temps passé, du niveau de responsabilité
et de la qualification professionnelle des intervenants. Des
provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement. Le
budget proposé au client dans la lettre de mission repose sur des conditions de
déroulement normal des travaux et sur une coopération des services du client.
La survenance de problèmes spécifiques inconnus à la date de la signature de
la lettre de mission pourra conduire à une révision de cette estimation. Dans
un tel cas, le cabinet en informera immédiatement le client afin de convenir,
ensemble, des dispositions nécessaires. Toute
prestation de service non comprise dans la lettre de mission fera l’objet
d’une facturation et/ou de frais supplémentaires. Avant d’être engagée,
cette facturation fera l’objet d’une lettre de mission complémentaire
soumise à l’approbation du client. 4.2
Pénalités de retard Conformément
à la loi 92-1142 du 31 décembre 1992, les conditions de paiement des
honoraires sont obligatoirement mentionnées dans la lettre de mission et sur la
note d’honoraires Tout
retard de paiement, même partiel, entraîner de plein droit l’application de
pénalités de retard au taux d’intérêt légal, majoré de 150%. Ces pénalités
sont exigibles de plein droit, dès l’envoi d’une mise en demeure. En
cas de non paiement des honoraires, le membre de l’Ordre pourra, après en
avoir avisé le client, suspendre ses interventions. En
cas de non paiement des honoraires, le membre de l’Ordre bénéficie du droit
de rétention dans les conditions de droit commun. 5.
LES CONDITIONS DE RESILIATION Le
client ne peut interrompre la mission en cours qu’après en avoir informé
l’expert comptable, par lettre recommandée avec accusé de réception, un
mois avant la date d’effet de la
rupture et sous réserve de lui régler les honoraires dus pour les travaux déjà
effectués, augmentés d’une indemnité égale à 25 % des honoraires convenus
pour l’exercice en cours. En
cas de manquement à ses obligations ou de faute grave de l’une des parties,
l’autre partie a la faculté de mettre fin à la mission sans délai, par
lettre recommandée avec accusé de réception. Lorsque
la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des
travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension.
Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 2, 3 et 4 des
conditions générales demeurent applicables. 6. RESPONSABILITE DU
MEMBRE DE L’ ORDRE Le
membre de l’Ordre assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux. La
responsabilité civile du membre de l’Ordre pouvant résulter de l’exercice
de ses missions fait l’objet d’une assurance obligatoire dont le montant
minimum est fixé par décret. Tout
événement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité
doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l’expert
comptable. La
responsabilité professionnelle du membre de l’Ordre, de l’un quelconque de
ses associés ou de ses intervenants ne pourra être engagée qu’en cas
d’erreur, de négligence ou d’omission intervenue et dûment prouvée dans
la mise en œuvre du présent contrat. Le
membre de l’Ordre ne peut être tenu pour responsable, ni des conséquences
dommageables des fautes commises par des tiers intervenant chez le client, ni
des retards d’exécution lorsque ceux-ci résultent d’une communication
tardive des documents par le client. Toute
demande de dommages et intérêts ne pourra être produite que pendant une période
de cinq ans commençant à courir le premier jour de l’exercice suivant celui
au cours duquel est né le sinistre correspondant à la demande. Celle-ci devra
être introduite dans les trois mois suivant la date à laquelle le client aura
eu connaissance du sinistre. 7. DUREE DE LA MISSION Les
missions sont confiées pour une durée d’un an. Elles sont renouvelables
chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée
avec accusé de réception, ou par acte extrajudiciaire, trois mois avant la
date de clôture de l’exercice. 8. DIFFERENDS Les
litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le membre de l’Ordre et
son client pourront être portés, avant toute action judiciaire, devant le Président
du Conseil régional de l’Ordre compétent aux fins de conciliation.
MISSION CONCOURANT A L’ETABLISEMENT DES COMPTES ANNUELS
CONDITIONS SPECIFIQUES
1. DOMAINE D’APPLICATION Les présentes
conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions d’établissement
des comptes annuels et d’établissement des déclarations fiscales afférentes,
conclues entre un membre de l’Ordre des Experts Comptables et son client. Les
missions d’établissement des comptes annuels sont régies par les normes
professionnelles de l’Ordre des Experts Comptables et les normes spécifiques
définies contractuellement entre le membre de l’Ordre et son client. 2. DEFINITION
DE LA MISSION La
mission d’établissement des comptes annuels n’est pas une mission d’
audit, d’examen ou de présentation des comptes annuels. Elle ne comporte pas
le contrôle de la matérialité des opérations, ni la vérification des
actifs. La recherche systématique de détournements éventuels ne relève pas
des techniques mises en œuvre dans ce type de missions. Elle
s’appuie sur : ·
une prise de connaissance générale
de l’entreprise ; ·
un programme de travail ; ·
un programme de diligences ; ·
le contrôle de la régularité
formelle de la comptabilité ; ·
des contrôles par épreuves des
pièces justificatives ; Le
contrôle des écritures et leur rapprochement avec les pièces justificatives
sont effectués par épreuves. La
nature du contrat et les modalités de son exécution aboutissent à la délivrance
d’un compte rendu de mission, sans émission d’opinion, remis en même temps
que les comptes annuels. Fait
à :…………………………………….le L’expert comptable Le client |